มีกำไรแต่เงินสดไม่พอจ่าย ต้องเช็กอะไรบ้าง

ตัวอย่าง: กำไร 30,000 บาท แต่เงินสดลดลง 40,000 บาท

สมมติร้านเริ่มเดือนด้วยเงินสด 100,000 บาท ไม่มีสต๊อก ลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้ยกมา และมีรายการเพียงสามอย่างนี้

• ซื้อสินค้า 900 ชิ้น ต้นทุนชิ้นละ 100 บาท จ่ายครบ 90,000 บาท
• ขายและส่งมอบ 600 ชิ้น ชิ้นละ 200 บาท เป็นยอดขาย 120,000 บาท รับเงินแล้ว 80,000 บาท อีก 40,000 บาทยังค้างรับ
• มีค่าใช้จ่ายร้าน 30,000 บาท และจ่ายครบในเดือนนี้

เงินสดลดลง 40,000 บาทจากต้นเดือน ส่วนต่างจากกำไรอยู่ในเงินค้างรับ 40,000 บาท และสินค้าที่เหลือ 300 ชิ้น ต้นทุนรวม 30,000 บาท

กำไร 30,000 − ลูกหนี้เพิ่ม 40,000 − สต๊อกเพิ่ม 30,000 = เงินสดลดลง 40,000 บาท

ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายจังหวะเงิน โดยยังไม่รวม VAT ภาษี ดอกเบี้ย ค่าเสื่อมราคา เงินกู้ การถอนเงินของเจ้าของ ของเสีย หรือการคืนสินค้า ต้นทุนต่อชิ้นคงที่และซื้อสินค้าด้วยเงินสดทั้งหมด

ตอนตรวจร้านจริง ให้ดูส่วนที่เพิ่มหรือลดด้วย

ตัวอย่างเริ่มด้วยลูกหนี้และสต๊อกเป็น 0 ยอดปลายเดือนจึงเท่ากับยอดที่เพิ่มขึ้น สำหรับร้านที่มียอดยกมา ให้เทียบต้นเดือนกับปลายเดือน แล้วใช้ผลต่างของช่วงเดียวกับที่คำนวณกำไร หากซื้อเชื่อด้วย ต้องดูการเปลี่ยนแปลงของเจ้าหนี้ประกอบ

เมื่อเก็บเงินค้างรับ 40,000 บาทของตัวอย่างได้ในเดือนถัดไป เงินสดจะเพิ่มขึ้นจากการเก็บบิลเดิม ส่วนยอดขาย 120,000 บาทของบิลนี้ถูกนับไปแล้วในเดือนตัวอย่าง จึงควรแยกช่องวันที่ขายกับวันที่รับเงินไว้ตั้งแต่บันทึกรายการ

ก่อนใช้เงินที่เหลือ ให้ตรวจรายการจ่ายรอบถัดไปด้วย เช่น หากกำลังวางแผนสั่งสินค้ารอบใหม่ 70,000 บาทและต้องจ่ายวันพรุ่งนี้ เงินสด 60,000 บาทจะยังขาด 10,000 บาท โดยยังไม่รวมค่าใช้จ่ายอื่นที่อาจถึงกำหนด จึงควรเทียบแผนซื้อกับสต๊อกที่ยังเหลือและวันเก็บเงินลูกค้าก่อนสั่ง

ลองตรวจเงินของกิจการด้วยห้าขั้นตอนนี้

1. เทียบเงินต้นงวดกับปลายงวด รวมเงินสดและบัญชีของกิจการ ณ วันเดียวกัน ไล่รายการรับ–จ่ายให้ตรงยอด แยกเงินโอนระหว่างบัญชีร้านเพื่อกันการนับซ้ำ
2. แยกบิลที่รับเงินแล้วกับบิลที่ยังค้าง จดลูกค้า ยอดคงเหลือ วันครบกำหนด และวันติดตาม แยกยอดที่ยืนยันวันโอนแล้วจากยอดที่ยังรอคำตอบ หากลูกค้าโอนหลายครั้ง ใช้ วิธีไล่ยอดจ่ายบางส่วนทีละบิล เพื่อคำนวณยอดที่ยังขาด
3. ตรวจของที่ซื้อไว้แต่ยังไม่ขาย เทียบยอดซื้อ ต้นทุนของที่ขาย และสต๊อกคงเหลือ ดูรายการหมุนช้าก่อนสั่งเพิ่ม
4. เก็บรายการเงินจริงนอกค่าใช้จ่ายประจำให้ครบ จดวันและจำนวนเงินซื้ออุปกรณ์ เงินต้นกู้ที่ชำระ และเงินที่โอนออกไปใช้ส่วนตัวแยกไว้ด้วย
5. ทำแผนรับ–จ่าย 7 วันข้างหน้า เริ่มจากเงินที่มีวันนี้ จดวันรับเงิน วันจ่าย และยอดคงเหลือหลังแต่ละรายการ แยกเงินรับที่ยังไม่ยืนยันเพื่อเห็นวันที่อาจมีเงินไม่พอ

หากพบวันที่เงินไม่พอ ให้เริ่มจากบิลที่ถึงกำหนดรับกับรายการที่ต้องจ่ายในวันนั้น แล้วตรวจวันชำระที่ตกลงกันไว้ก่อนตัดสินใจเรื่องซื้อของหรือรับงานเพิ่ม ทบทวนรายการเมื่อมีเงินเข้าหรือกำหนดจ่ายเปลี่ยนไป

ตกลงวันรับเงินให้ชัดตั้งแต่เริ่มงาน

ก่อนส่งงานหรือให้เครดิตลูกค้า ควรมีเงื่อนไขชำระที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน เช่น หากตกลงโอนภายใน 30 วัน ให้นับจากวันไหนและครบกำหนดวันที่เท่าไร อ่าน วิธีเตรียมใบเสนอราคา หรือใช้ เครื่องมือสร้างใบเสนอราคา เพื่อเลือกเงื่อนไขพื้นฐานและเติมรายละเอียดในช่องหมายเหตุ ตรวจให้ทั้งเอกสารสอดคล้องกับข้อตกลงจริงก่อนส่ง แล้วนำวันรับเงินที่ตกลงไปใส่ในแผนเงินสดของกิจการ