ลูกค้าจ่ายบางส่วน เหลือเท่าไร และควรตามบิลไหนก่อน

ทำตารางติดตามให้ใช้ได้ทุกสัปดาห์

1. หนึ่งแถวต่อหนึ่งบิล จดชื่อลูกค้า เลขบิล วันครบกำหนด ยอดตามบิล ยอดรับสะสม ยอดคงเหลือ สถานะ และวันติดตามครั้งถัดไป ใช้วันครบกำหนดที่ยืนยันกันไว้ ถ้ายังไม่ชัด ให้แยกไว้รอตรวจข้อตกลง
2. เช็กยอดรับกับหลักฐาน จดวันที่ จำนวนเงิน และเลขอ้างอิงของแต่ละครั้ง หากยอดโอนเดียวจ่ายหลายบิล ให้ยืนยันว่าแบ่งให้บิลไหนเท่าไร แล้วจดแยกตามส่วน ยอดที่ยังจับคู่ไม่ได้ให้พักไว้รอตรวจ
3. จัดคิวจากบิลที่ยังเหลือยอด แยกเลยกำหนด ครบวันนี้ และยังไม่ถึงกำหนด จัดบิลที่เลยกำหนดมานานไว้ต้นคิว บิลที่รับครบเก็บไว้เป็นประวัติ ถ้ามีข้อโต้แย้งเรื่องยอด ให้ตรวจเอกสารกับลูกค้าก่อนตามยอดนั้น
4. จดผลและนัดเช็กครั้งถัดไป บันทึกว่าแจ้งไปเมื่อไร ลูกค้าตอบอย่างไร และจะเช็กอีกวันไหน แยกวันนัดติดตามจากวันครบกำหนดเดิม เพื่อเห็นทั้งข้อตกลงและงานที่ต้องทำต่อ

ตัวอย่างข้อความเมื่อรับชำระบางส่วนแล้ว

สวัสดีค่ะ ขอเช็กยอดใบแจ้งหนี้ INV-101 ครบกำหนด 31 ต.ค. ยอดเดิม 12,000 บาท ร้านได้รับแล้ว 5,000 บาท เหลือ 7,000 บาท รบกวนแจ้งวันที่สะดวกชำระ หรือส่งข้อมูลให้ช่วยตรวจหากชำระเพิ่มแล้ว ขอบคุณค่ะ

ก่อนส่ง ให้เปลี่ยนเลขบิล วันที่ และยอดตามข้อมูลล่าสุด ส่งถึงผู้ประสานงานของลูกค้าและแนบเฉพาะเอกสารของบิลที่เกี่ยวข้อง

นำยอดไปใช้วางแผนเงินสด

ยอดคงเหลือ 21,000 บาทใช้จัดคิวติดตาม ส่วนแผนเงินสดให้ใช้วันคาดว่าจะรับตามข้อมูลที่ยืนยันล่าสุด และอัปเดตเป็นเงินรับจริงเมื่อยอดเข้าแล้ว อ่าน วิธีทำแผนเงินสด 7 วัน ต่อได้ หากต้องเตรียมเอกสารใหม่ ให้ดู คู่มือแยกใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จ